一、心理档案的建立
（一）建立学生心理档案的意义
建立学生心理档案，是学校辅导行政的重要工作之一，也是加强学生心理辅导资料的重要措施。辅导的前提在于了解学生，正如医生诊断病患，首先要翻阅的是病患的病例，再探询目前的病情，然后再加以综合分析，学校辅导工作也是一样。对学生进行辅导，就要以正确地了解学生为前提。教师不能主观臆测学生或是以学生的学习成绩或行为表现作为判断学生的依据d因此，就需要建立学生心理档案，目的是更好地开展辅导工作，促进每个学生的健康发展。辅导与学生心理档案有密不可分的关系，建立学生心理档案有下列意义。
（1）有利于教师或辅导员迅速找出一些特殊适应困难的学生问题的证据，依据学生的心理进行辅导，提高教育与辅导的效率，提高教育的针对性。
（2）有利于预防学生的心理疾病。心理档案的建立，有利于在早期发现学生的心理问题，贯彻防重于治的方针，体现发展性辅导的原则。
（3）有利于帮助学生了解自己的性向、兴趣、能力以及所处的环境，以协调自己的学习行为，有利于生涯辅导的开展。另外还有利于学生充分发挥自己的主观能动性，及时发现和化解自己在发展过程中的心理障碍，达到自我发展的目的。
（4）有利于形成学校、家庭的教育合力。通过学生的心理档案，可以帮助学生家长了解其孩子的心理特点，及时发现其存在的心理困扰，与教师或辅导员一起制定辅导的计划，发挥学校和家庭的双重力量，使学生有一个良好的成长环境。
（二）学生心理档案的内容
学生心理档案主要由三大部分组成，即背景资料、各类学生心理测评的资料以及与个体学习活动有关的资料三个方面。
背景资料主要包括：（1）学生本人及生活状况的资料，如本人的基本简历及其经济状况、生活态度等；（2）生长及健康资料，如学生个人的生长史和基本健康状况、行为习惯等；（3）家庭环境与社会环境方面的资料，包括家庭结构、家庭成员的文化程度、家庭关系、家庭气氛及社会环境、邻近的交际情况等。
各类心理测评的资料主要包括智力、学习能力、人格、兴趣、心理卫生等有关个体心理素质方面的测量资料，另外还需要一些个体社会化方面的资料，如个体对社会的认识与态度，个体的交友、人际关系情形等一些相应的调查问卷。
与学习活动有关的资料主要包括个体学习计划的制定、学习时间的分配是否适当，学习习惯、学习态度如何，个人分析综合资料的能力如何。通过这些资料？教师能及时调整教学方法，收集有关学校环境、学习成绩以及课外活动的有关信息等。
（三）学生心理档案的应用
关于学生心理档案的运用，可从班级团体资料和学生个人资料两方面说明。班级团体资料是在学生个人资料的基础上予以归类、统计、绘成图表，这样对于某班在某个特质上的一般趋势就一目了然，可以迅速提供给有关人员。如智力测验的结果经统计后，如果从统计表中显示某班级有偏低的现象，辅导员可通知教务处，由教务处通知任课教师在教学上给予适当的注意，调整自己的教法，以适应这种差异。
辅导员可以利用学生个人资料，分析学生个人的长处和短处，对于一般性的心理问题就可以防患于未然，也可以发现学生的某些方面的优点与特质，不至于埋没人才。另外，辅导员可以通过教师将资料提供给学生自己，帮助学生了解自己，使学生自觉增进自我调适的能力。对于某些有特殊困难的学生来讲，辅导员可以根据学生的资料，找出学生在学习、职业或生活适应方面的问题，并加以有针对性的辅导与教育，以减少不良事件的发生或降低问题的严重性，使这些问题免于恶化。
应用学生心理档案应注意以下事项。
（1）正确对待不同来源的资料。心理档案的资料来源主要有测验资料和非测验资料两种。在应用时，如发现两类资料有较大差异，就不应轻易下结论，要通过深入观察和再次测验来进行进一步的分析，以期取得较为客观的结论。
（2）注意学生心理档案的保密问题。学生心理档案的保密问题，一向是心理辅导专业道德行为中争论最多也是最复杂的问题。一般而言，资料是否应予以保密，应就资料的性质与资料公开对当事人的影响两方面而定。资料的保密应以当事人的权益和声誉为主，辅导员应保障当事人的权益。如果因专业目的的需要，要将学生的心理档案外用，就必须事先取得当事人的同意。另外，在使用时，当事人的身份与涉及当事人权益部分应予以修改或删除。
二、辅导室的建立
辅导是一种有组织、有计划、有目标及有设备的服务过程。在学校辅导工作中，辅导组织负责主要的辅导工作的统筹与实施，但是辅导组织工作的运行需要有提供辅导的场所与设备，因此，辅导室的建立是学校辅导行政的重要因素。其设置的目的在于为学生、家长和全校教师提供一个具体的外在的辅导设施。
（一）辅导室的任务
基于上述的目的，辅导室应具有以下四项主要任务。
（1）提供计划。辅导是一种有计划的、合作性的教育过程，辅导室需要制定及提供所有有关辅导的总计划、分年计划和单项计划，并协调全校有关单位共同执行。
（2）提供资料。辅导工作的开展有赖于与个案相关的资料，因此对资料的收集、整理与保管是辅导室的主要任务之一。
（3）提供协助。辅导员不但要负责个别和团体的辅导工作，也需要对其他的任课教师提供有关辅导的技术与服务，促进全校教师参与辅导工作。
（4）提供研究。辅导室对于那些用于辅导学生的辅导技术及学校心理辅导工作的评估工作，需要随时加以整理并撰写有关报告，以提供这些方面的研究。
（二）辅导室的设计
辅导室的设计，需考虑学校所能提供辅导服务及执行的辅导功能，另外还要考虑辅导服务对象的数量，学校的心理辅导室可以是一间，也可以是多间，如果学校的实际条件许可，那么可以建立比较完整的功能较全的心理辅导室，包括心理咨询室、心理活动室、心理测量室。
1．心理咨询室
建立心理咨询室是个别辅导的需要。它可以为来访的学生提供咨询，为进行行为训练创造条件，为辅导员提供记录和整理学生心理个案的工作条件，还可以提供对学生家长的家庭教育指导，以便通过家长的配合更有效地对学生进行心理咨询。
心理咨询室有它特殊的要求。首先，咨询室除应特别考虑其隐秘与安静，进行咨询时不宜受到外部的打扰，另外对隔音的要求也相对较高，以不宜为他人所闻为最佳。这主要是遵循为当事人保密的原则，保证当事人和辅导员的谈话不受干扰，使当事人有安全感。其次，心理咨询室的布置应以温暖、安静的色调为主，避免强烈刺激的色彩，如大红、深蓝等。房内装修尽可能减少，使学生感到和谐、亲切、平静、安全和放松，可以在适当的地方放上鲜花或盆景，悬挂一些视野开阔、有生命力和使人心境平和、豁达的壁画。咨询室的座位安排也非常重要。一般地，不要让来访者的座位面向窗户或门，辅导员与来访者不宜面对面坐，而以“90度角”比较适合，这样有利于减轻来访者的心理压力。
2．心理活动室
心理活动室是为配合心理辅导活动而建立的，小组辅导或团体辅导可以在心理活动室中进行。活动室的设立可以创设一种心理环境，学生在活动中可以扮演各种角色，在活动中体验角色心理，达到心理平衡。心理活动室可以根据辅导员需要创设性的设计配置设备，一般有学生坐的椅子、音响、录像设备等，另外色调等也应以温暖舒适为宜。
3．心理测量室
心理辅导工作需要了解来访者的一般心理状况和问题，因此需要用必要的量表和问卷进行测量，学校心理测量室需要备有常规的心理测量量表，如SCL—90、MMPI等，测量学生一般心理状况的量表，如智力量表、个性量表、气质量表、学习情况问题和意志品质量表等。心理测量室不一定要和咨询室放在一起，但一定要有一个安静、独立的房间，以保证心理测量的正确，不受干扰。
另外，心理测量室需要配有电脑设备，因为辅导室需要对当事人的心理测量的结果进行分析，根据心理测量结果和对当事人的谈话综合评定，确定辅导方式。另外还可以利用电脑设备来记录和存放学生的心理档案，对于信息进行统一系统的管理，能为学校教师、家长提供必要的信息和资料。
（三）辅导室设置的注意事项。
辅导室应符合设计功能的需要，应考虑到学校的实际条件，依据实际需要建立基本措施。
辅导室的设置一定要注意遵循保密原则，进行辅导活动时不能直接暴露于外人的视线中，对于任何一个来访的学生，辅导员都有为其保密的必要，未经当事人的许可，不得将当事人的心理测量结果、谈话内容泄露于外。
辅导室安排的位置也要进行充分的考虑，首先要考虑辅导室与其他单位的关系，应处于方便联系学校各处的地方，起联络作用；其次，辅导室周围的环境要安静，不可置于大庭广众之前，但这也不是说应将辅导室设于不为他人察觉的地方，以免造成过度的神秘感。
（四）辅导信箱的设立
辅导信箱是目前许多学校普遍使用的重要辅导设施，其设立的目的在于帮助学生解决生活上和学习上的困扰，尤其是一些胆怯内向的学生，往往不敢踏人辅导室说出自己的遭遇和困扰。这时候，辅导信箱就显得非常重要，可以使这些学生在不被他人发现的情形下，找到他们要诉说的对象，获得心理上的帮助。学校也往往可以借着辅导信箱做沟通全体学生的工作。因此，辅导信箱不仅适合于个别辅导也适合于团体辅导。
辅导信箱具有隐密性、可靠性、普遍性及方法简便的特点，易为广大学生所接受，所以是辅导室的一个重要的设备，辅导员应充分利用辅导信箱，以更好地开展学校的正确辅导工作。同时，在处理来访者的信件时，辅导员要注意深入了解求助者的困难，接纳他们的情绪，在回函时利用专业辅导技术客观地引导其思考方向，澄清问题，促进其积极行动。另外，为适合辅导行动的需要，辅导员还应对信函做一定的记录，作为重要的辅导资料予以收集。
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